Ajopäiväkirjat
Mitä minun on tiedettävä veroviranomaisten ajopäiväkirjaa koskevista vaatimuksista? Mitä on tärkeää ottaa huomioon? Selvitämme käsitteet.
Mikä on ajopäiväkirja?
Ajopäiväkirja on ajoneuvosi käyttöä koskeva kirjanpito, joka sisältää tietoja, kuten päivämäärän, kellonajan, ajetun matkan ja kunkin matkan tarkoituksen.
Ajopäiväkirjoja käytetään yleensä verotustarkoituksiin, mutta myös yritykset voivat käyttää niitä työntekijöiden ajokilometrien seurantaan tai yksityishenkilöt henkilökohtaisen ajoneuvon käytön seurantaan. Ajopäiväkirjat ovat olennainen väline kaikille, joiden on seurattava ajoneuvon käyttöä verotusta tai työtä varten. Käytitpä sitten ulkomailla rekisteröityä huoltoajoneuvoa tai työsuhdeautoa, yksityiskohtaisen ajopäiväkirjan pitäminen auttaa sinua seuraamaan ajoneuvon käyttöä ja välttämään veroseuraamuksia. Tässä blogikirjoituksessa käsittelemme ajopäiväkirjan perusteita ja annamme vinkkejä sen tehokkaaseen käyttöön.
Miksi tarvitsen ajopäiväkirjaa?
Miksi tarvitsen ajopäiväkirjaa?
Jos käytät ajoneuvoa työtehtäviin, sinua saatetaan vaatia pitämään ajopäiväkirjaa, jotta voit seurata ajokilometrejäsi verotusta varten. Tarkan ajopäiväkirjan pitämättä jättäminen voi johtaa veroviranomaisen määräämiin seuraamuksiin. Vaikka sinua ei vaadittaisikaan pitämään ajopäiväkirjaa, se kannattaa tehdä, jos haluat seurata ajoneuvosi käyttöä ja varmistaa, että saat ajoneuvostasi parhaan mahdollisen hyödyn irti.
Tarvitset ajopäiväkirjan Suomessa verotusta varten, jos käytät ulkomailla rekisteröityä huoltoajoneuvoa ja haluat käyttää sitä verovapaasti Suomessa. Verovapaan käytön edellytyksenä on, että käytät ajoneuvoa enemmän ulkomailla kuin Suomessa 12 kuukauden aikana. Ajoneuvon käytöstä on pidettävä ajopäiväkirjaa, johon merkitään matkan alkamis- ja päättymispäivä tai -aika, ajettujen kilometrien kokonaismäärä, maa tai maat, jossa tai joissa autoa on käytetty, sekä ajoneuvon kuljettaja. Ajopäiväkirjasta on myös käytävä ilmi, kuinka monta päivää ajoneuvoa on käytetty Suomessa ja ulkomailla yhteensä kunkin 12 kuukauden aikana. Ajopäiväkirjan pitäminen on tärkeää, koska se todistaa ajoneuvon käytön ja auttaa varmistamaan, että täytät verovapaan käytön edellytykset. Ajopäiväkirjan pitämättä jättäminen voi johtaa siihen, että Verohallinto määrää sinulle laiminlyöntimaksun.
Miten se toimii
Mitä ajopäiväkirjan pitäisi sisältää?
Ajopäiväkirjassa olisi Vero.fi:n mukaan oltava seuraavat tiedot. Merkitse seuraavat tiedotajopäiväkirjaan:
- Matkan alkamis- ja päättymispäivä tai -aika
- kKyttöpäivänä ajettujen kilometrien kokonaismäärä tai matkamittarin lukema matkan alkaessa ja päättyessä.
- Maa tai maat, joissa autoa on käytetty
- Ajoneuvon kuljettaja.
Näiden tietojen lisäksi ajopäiväkirjasta tulee käydä ilmi myös ajoneuvon käyttöpäivien kokonaismäärä Suomessa ja ulkomailla kunkin 12 kuukauden aikana.
Ajopäiväkirja lisää tehokkuutta
Kun yritykset ottavat käyttöön digitaalisen ajopäiväkirjan, ne yleensä vähentävät ajoneuvokustannuksiaan merkittävästi. Usein kyse on 10-20 prosentin vähennyksistä. Tämä johtuu pääasiassa yksityisen käytön vähenemisestä ja siten alhaisemmista polttoainekustannuksista ja ajoneuvojen vähäisemmästä kulumisesta.
Tuotettuja raportteja voidaan myös käyttää laskutusperusteena asiakkaiden kanssa käytävissä keskusteluissa, mikä puolestaan säästää aikaa ja lisää luottamusta. Ne voivat myös auttaa yritystäsi tekemään parempia päätöksiä siitä, kuinka monta ajoneuvoa tarvitset ja voisitko optimoida matkojen suunnittelua ja siten käyttää resursseja tehokkaammin.
Tärkeitä näkökohtia ajopäiväkirjaa valittaessa
Aiotko investoida ajopäiväkirjaan? Voit säästää paljon rahaa ja välttää veroseuraamukset. Tässä on luettelo asioista, jotka on otettava huomioon toimittajaa valitessasi:
- Yksinkertaisuus. Mihin aiot käyttää ajopäiväkirjaa? Täyttääkö se veroviranomaisten dokumentointivaatimukset vai haluatko käyttää sitä yrityksesi hallinnointiin? Monet toimittajat tarjoavat tuotteissaan useita toimintoja, jotka vähentävät käyttäjäystävällisyyttä. Valitse tarjoaja, joka tarjoaa yksinkertaiset käyttöliittymät eikä veloita turhista ominaisuuksista, joita et tarvitse.
- Hinta. Jotkin markkinatoimijat ovat olleet markkinoilla jo vuosia ja tottuneet korkeisiin hintoihin. Teknologian kehittyessä on avautunut mahdollisuus kustannustehokkaampiin ratkaisuihin. Nykyään hinnat vaihtelevat 79 kruunusta/kk yli 250 kruunuun/kk ja yksikkö. Tämä voi olla melkoinen summa muutamassa vuodessa, joten vertaile hintoja huolellisesti ja varo piilotettuja käynnistyskuluja ja pitkiä sitoutumisaikoja.
- Laitteet. Varmista, että yritys, jolta ostat, tarjoaa useita eri laitetyyppejä, jotta voit tarvittaessa vaihtaa laitteita tulevaisuudessa. Maailma muuttuu yhä nopeammin, ja vakuutusyhtiöissä on sääntöjä ja lausekkeita, jotka vaikuttavat takuisiin ja vastaaviin. Valitse yritys, joka tarjoaa tarpeisiisi sopivia laitteita. Jos yritykselläsi on kuljettajien tunnistustarpeita, varmista, että valitset palveluntarjoajan, joka tarjoaa sekä RFID-lukijan että GPS-laitteen yhdessä, jotta sinun ei tarvitse asentaa kahta laitetta jokaiseen ajoneuvoon. WorkMirror tarjoaa neljää erilaista laitetyyppiä eri tarpeisiin. OBD-laite, joka sijoitetaan auton diagnostiikkapistorasiaan. Akkuun asennettava laite, joka sijoitetaan suoraan auton akkuun. 12V-laite, joka sijoitetaan auton savukepistorasiaan, ja RFID-laite, joka tukee kuljettajan tunnistusta.
Yhteenvetona voidaan todeta, että ajopäiväkirjan pitäminen on välttämätöntä kaikille, jotka käyttävät ajoneuvoa työhön tai henkilökohtaisiin tarkoituksiin. Ajoneuvon käyttöä seuraamalla voit välttää veroseuraamukset, lisätä tehokkuutta ja säästää aikaa ja rahaa polttoaineessa. Valitse ajopäiväkirja, jota on helppo käyttää, joka on yhteensopiva yrityksesi seurantajärjestelmän kanssa ja joka sisältää kaikki tarvittavat tiedot.
Usein kysytyt kysymykset ja vastaukset
Jos käytät työsuhdeautoa henkilökohtaiseen käyttöön, sinun on ehkä pidettävä ajopäiväkirjaa, jotta voit seurata ajokilometrejäsi verotusta varten.
Ei, vero.fi-sivustolla ei määrätä, että sinun on käytettävä sähköisiä ajotietoja. Ajopäiväkirjaa voi pitää joko sähköisessä muodossa tai paperilla. Jos kuitenkin päätät käyttää sähköistä ajopäiväkirjaa, varmista, että se täyttää Verohallinnon asettamat vaatimukset. Sähköisen ajopäiväkirjan on annettava luotettavia tietoja ja sen on oltava väärentämissuojattu. Tiedot on tallennettava turvallisesti, ja sinun on voitava esittää ajopäiväkirja pyydettäessä.
Säilytä ajopäiväkirjaa vähintään kuusi vuotta. Säilytysaika lasketaan käytön aloittamista seuraavan vuoden alusta.
Kyllä, voit käyttää ulkomaille rekisteröityä työsuhdeautoa verovapaasti Suomessa, jos käytät ajoneuvoa enemmän ulkomailla kuin Suomessa.
On vaikea antaa tarkkaa arviota siitä, kuinka paljon rahaa voi säästää ajopäiväkirjan avulla, sillä se vaihtelee henkilöittäin. Yksityiskohtaisen ajopäiväkirjan pitäminen voi kuitenkin auttaa minimoimaan verovelvollisuutesi ja maksimoimaan verovähennyksesi, mikä johtaa huomattaviin säästöihin ajan mittaan.