Miksi manuaalisen paperityön vähentäminen on oikein.
Paperin käytön ja manuaalisen tietojenkäsittelyn poistaminen yrityksessäsi käyttämällä digitaalisia ratkaisuja voi tehostaa kuljetustoimintojasi. Sähköisten ajopäiväkirjojen käyttö paperisten raporttien sijaan on yksi monista esimerkeistä, jotka voivat helpottaa sekä yrityksen johtajien että työssä olevien kuljettajien elämää. Tässä artikkelissa luetellaan viisi hyvää syytä, miksi yrityksessäsi kannattaa käyttää digitaalisia ratkaisuja sen sijaan, että tietoja säilytetään manuaalisissa tiedostoissa tai paperilla.
1. Voit käyttää aikaasi tehokkaammin
Kuten me kaikki tiedämme, aika on rahaa. Raporttien täyttäminen ja kirjanpito manuaalisesti on aikaa vievää. Tiedostoilla ja papereilla on myös taipumus kadota tai hävitä. Ratkaisujemme avulla kuljettajat voivat kirjata tietoja ilman, että heidän tarvitsee kirjoittaa mitään ylös. Näin tietoja ei tarvitse siirtää rutiininomaisesti manuaalisesti paperilta tietokoneelle, mikä vie arvokasta aikaa.
2. Parannat sisäisen viestinnän prosesseja
Digitaalisten ratkaisujen avulla voit myös vähentää paperia ja sähköpostiviestejä kuljettajien, mekaanikkojen ja johdon välillä. Sähköisen lähestymistavan ansiosta kaikki tiedot näkyvät keskitetyssä alustassa heti kuljettajan ladattua ne, jolloin kaikki asianomaiset osapuolet voivat käyttää niitä välittömästi.
3. Vähennät kustannuksia
Pappersberget växer med tiden och det kostar pengar. Beroende på storleken på ditt företag kan den årliga budgeten för att skapa, hantera och distribuera dokument vara kostsam. Med den digitala metoden kan du ta bort stora delar av dessa utgifter och spara kostnader för arbetstid i processen. Förare och chefer kan avsätta mer tid till andra delar av verksamheten som är viktigare och mer företagskritiska.
4. Vähennät ympäristövaikutuksiasi
Siirtymällä paperipohjaisesta lähestymistavasta digitaaliseen on valtava myönteinen vaikutus ympäristöön ja maapallon resurssien säästämiseen. Paperittomuuteen siirtyminen vaikuttaa myös toimistotarvikkeiden käyttöön. Jos poistat paperin käytön koneistostasi, voit vähentää myös kynien, nitojien, musteen ja muiden materiaalien käyttöä. Kaiken kaikkiaan vähentäisit merkittävästi metallin, kumin ja muovin käyttöä vuosittain.
5. Teet toimistostasi vähemmän sotkuisen
Kukaan ei pidä sotkuisesta toimistosta. Paperittomalla menetelmällä voit vähentää paperin käyttämiseen tiedon välittämiseen liittyvää epäjärjestystä työpaikalla. Sähköiset tiedostot eivät vie tilaa pöydiltä ja roskiksista – ja löydät etsimäsi tiedot helposti ja nopeasti, kun tiedot koostuvat ykkösistä ja nollista.
Yhteenveto
Yhteenvetona. Jo 1970-luvulla puhuttiin paperittomasta toimistosta. Emme ole vielä aivan perillä. Yksi asia on kuitenkin selvä: digitaalinen asiakirjahallinta ja järjestelmät, jotka tekevät työn puolestasi, säästävät resursseja ja voivat myös yksinkertaistaa työtä. Vaikka paperittoman toimiston luominen saattaa aiheuttaa joillekin pientä opettelua, tulokset ovat sen arvoisia. Voit virtaviivaistaa liiketoimintaprosesseja ja parantaa organisaation työnkulkuja. Se on win-win-tilanne.
Kilometrikirja voi olla digitaalinen tai paperilla pidettävä. Yleisin lähestymistapa on nykyään se, että yritykset käyttävät digitaalisia ajopiirtureita. Ne on liitetty autoon ja rekisteröivät kaikki matkat automaattisesti. Voit lukea lisää sähköisiä ajopäiväkirjoja koskevasta ratkaisustamme täältä.